在对维保工作管理和硬件应用上，各安装维保单位应建立一套完整的、系统的保证定期维保工作质量的管理制度和措施；并不断改善硬件条件，提高维保工作的效率、质量和用户满意度。

　　1.1须建立岗位责任制，使维保工作的文件化、书面化管理工作与用户确认、监督管理的办法紧密结合起来。

　　（1）由于维保工作的独特性，决定了它具有工作量伸缩性大、维保工作的现场及维保的工作时间不易进行控制、管理的特点，因此，必须把相应维保梯的定期检查、保养和维护等项工作，分别责任到相关人员。这样，既可调动、提高现场维保人员工作的主动性、灵活性和工作责任心；又可确实加强现场的维保工作。

　　（2）维保工作及其效果的好坏，用户最有发言权；让维保人员把定期维保的工作情况及结果，以书面形式向用户报告，并得到用户的签字认可，且结果反馈公司（留底存档）。这样，既可对维保工作进行有效地监督、管理，又可提高用户的满意度。

　　1.2须建立定期拜访用户、收集用户反馈信息，并进行维保工作的质量抽查、监督管理的制度。

　　（1）应建立专门管理制度，定期派人拜访用户，获取用户反馈信息，把获取的用户/现场信息等第一手资料，及时反馈给设计制造以及技术、安装等部门，以便进行产品质量和工作的改进；并动态跟踪、处理用户的疑问或投诉，提高顾客满意度。

　　（2）当然，对维保工作的监督，仅仅靠用户的监督或确认是远远不够的（因用户毕竟不是专业人士）。须采取由负责维保工作的领导和维保监督员进行定期抽检，与专职质量检验（验收）人员的不定期专项检验相结合的办法进行管理。保证定期维保工作能够严格地按维保技术规程进行，从而对定期维保工作（出勤、安全、维保质量和服务情况等）实行有效地监督、控制和管理。

　　1.3须建立维保梯的用户档案--即维保梯数据库管理系统，提高维保管理工作的效率。

　　（1）对每一台维保梯用户须建立用户档案，尤其对刚投入使用的电梯，可把电梯的使用和各重要机件（如门系统、电气控制系统、机械系统等）的故障等情况，输入维保梯数据库管理系统，然后进行分类、统计和分析处理。这样，可找出电梯故障率偏高的原因，然后"对症下药"，不断地改进产品质量和安装维保工作质量，提高电梯设备的可靠性、降低电梯故障率。

　　（2）可以依据建立的用户档案资料，积累电梯的使用和故障情况，以及维保工作（包括更换零部件）等的原始数据资料。并通过对这些数据资料的统计、分析，对影响电梯可靠性的因素（如电脑死机、易于磨损或故障的零部件等），提前进行预处理或更换易损件；采取积极、预防性的维修保养措施，可以提高维保工作的效率和用户的满意度。

　　（3）可以把维保人员的日常工作情况、保养记录，以及用户梯的使用、故障和更换零部件等日常工作数据（包括电/扶梯年检验收时间、费用情况等资料），输入维保梯数据库管理系统。有利于加强对维保人员工作的监督、控制和管理，也有利于针对性地确定该用户电梯的具体维保工作周期，制订维保计划或大中修计划，同时也有利于各项管理工作和具体管理措施的落实。

　　1.4对具备条件的用户单位（如电梯台数相对较多、集中的用户或地区），采用远程监控/监视系统，可实行24小时热线召修服务，提高用户满意度。

　　（1）远程监控/监视系统能够对电梯的运行、故障及保养工作等情况进行及时的动态监控、记录，为有效地实行24h热线召修服务，提高用户满意度，奠定坚实的物质条件和基础。

　　（2）远程监控/监视系统还能够对维保人员的工作情况（如抢修服务的及时性和保养工作时间等情况）进行有效地监控、管理，可极大地提高维保工作的效率、质量，有利于维保工作的合理化和科学化管理。